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自社で開催するセミナーや展示会・新商品のお知らせなどに必要不可欠な「案内状」。
業者に依頼するか、自社で作成するかお悩みの方も多いのではないのでしょうか。
そこで今回はビジネスの案内状を業者に依頼する場合と自社で制作する場合のメリットとデメリット、作成時に気を付けておきたいポイントなどをご紹介します♪
最初に知っておきたい！ビジネス「案内状」の重要性とは？
ビジネスの案内状は、自社に興味がある人(＝見込み客)に直接アプローチできる優れたツールです。
セミナーや新商品の案内を通して、既存顧客とは自社との関係性を深めるきっかけに、見込み顧客には自社を知ってもらい、未来の顧客となるきっかけを自然に作ることができます。
そうは言っても、忙しくてついつい定型文で済ましがちなビジネスの案内状。
そのため、ひと工夫することで簡単に他社と差別化することができます。
ビジネスの案内状は業者に依頼or自社で作成どちらがいいの？
結論からいうと業者に依頼する場合でも、自社で作成する場合でもメリットとデメリットは必ずあります。どの点を重要したいかで変わってくるので、メリットが多い方法で作成することをオススメします♪
ここでは、それぞれのメリットとデメリットをご紹介します。
業者に案内状の作成を依頼する時のメリット・デメリット
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＊こんな方にオススメ ・一定の期間で計画的に作成したい方 ・クオリティの高い仕上がりを求める方 |
メリット
①バリアブル印刷が可能
バリアブル印刷は可変印刷とも呼ばれ、一部を変えて印刷する技法のことです♪
例えば住所や宛名部分に使用したり、イベントに使用するビンゴカードを印刷して送付したりする場合に使われます。
実際にはMicrosoftのExcelやWordソフトを用いて内容を変更して印刷することも可能ですが、業者に依頼すると大量にかつクオリティの高い印刷をすることができるので、積極的に使っていきましょう☆
②テンプレートを用いて簡単に作成できる
ビジネスの案内状を作成を承っている業者は、予めテンプレートが用意されていることがほとんどです。
用途別にテンプレートが用意されており、様々なレイアウトや幅広い紙の種類から選択できるので「他の案内状と差をつけたい」「オリジナルで作成したい」という方は案内状は業者に依頼がオススメです☆
また、その場でプレビューで内容を確認することができるので、安心して依頼できるというのも業者に依頼する際のメリットといえます。
デメリット
①コストがかかる
業者に依頼する場合、お金が自社で作成する場合比べて、費用がかかることは避けられません。
ですが、スピーディーに仕上げることができるので、自社での作成時間や労力よりも価値があるのであれば業者に依頼するようにしましょう♪
自社で案内状を作成する時のメリット・デメリット
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＊こんな方にオススメ ・コストを抑えて案内状を作成したい方 ・案内状の作成を自社で行えるノウハウをお持ちの方 |
メリット
①コスト抑えて作成できる
ビジネスの案内状を自社で作成する場合の1番のメリットは「コストを抑えて作成できる」こと。自社で定期的に案内状を送付するのであれば、できるだけ費用を抑えて作成したいですよね。また、一度作成してしまえばベースを改良して繰り返し使うことができるのでスムーズに作成できるのもポイントです♪
②必要な時に必要な数だけ準備できる
業者に依頼する場合、最小ロット数など制限がありますが、自社で作成する場合は在庫を抱えることもなく必要な枚数を必要なタイミングで作成することができます。
特に、案内状を送る人数が少ない・定期的に案内状を送付する場合は自社で作成されることをオススメします☆
デメリット
①労力や時間がかかる
自社でビジネスの案内状を作成する場合は、1から文章を考え、印刷・宛名書き・封筒・切手の準備など、様々な準備に労力と時間がかかります。
ですが、1度ベースを作ってしまえば改良して繰り返し使用することができるので、作成するのにどのくらいの時間と費用・労力がかかるのか感覚を掴んでおきましょう♪
ビジネス案内状の作成について、よくある質問にお答えします♪
案内状を作成する時の関するよくある質問にお答えします♪
Q1.招待状と案内状の違いとは？
招待状は「チケット」のようなもので、相手を招待するために使用されるものです。比較的交流がある方や関係の深い方に贈ることが多いケースがあります。
一方、案内状はいわば「おもてなし」のことで、相手との関係を深めるための手段やマーケティング目的で使われるケースが多く見られます。
もちろん、関係が全くない相手にいきなり送ってしまうと疑問に感じたり、相手に不信感を抱かれてしまうこともあるので、ある程度内容に興味のある方や、文面に配慮することが大切です♪
Q2.ビジネスの案内状はどうやって作成したらいいの？
業者に依頼する場合は、予め決められたテンプレートが用意されていることが多いので、必要事項がすぐに分かりますが、自社で作成する場合は何を書いたら良いか分かりませんよね。
ここでは書く時に意識したい3つのポイントをご紹介します♪
【ポイント①】必要なこと(伝えたいこと)を洗い出す
読みやすい型は決まっているので、それ添って作成していくと比較的スムーズに書くことができます。、案内状を送る目的を明確にした上で、日時や場所・回答期限・返信先など、必要事項を分かりやすく掲載しましょう♪
案内状が案内文だけではなく開催場所までの地図を載せたり、読み込むと詳細が確認できるQRコードなどを記載すると、より丁寧さが伝わります。
【ポイント②】参加するメリットを明確にする
案内状には、ただ参加を促すだけではなく、このセミナーやイベントに参加することでどんな情報が得られるのか、メリットを明確に書いておきましょう。
当日まで参加者が「何をするのか分からない」ということがないように、案内状を通して不安要素を取り除いておくことが集客率UPに繋がります♪
【ポイント③】返信までの導線を分かりやすく示す
案内状を相手に送ることがゴールではありません。当日、どのくらいの人数が参加するのか把握しておくためにも、返信方法を明確にしておくことが大切です。
近年ではインターネットやFAXからの申し込みが多いですが、対象者に応じて往復はがきや専用の用紙を同封するなど工夫して、スムーズに出欠管理ができるようにしましょう♪
Q3.案内状は同じ内容で何度も送ってもいいの？
原則として、全く同じ内容で案内状を送ることは避けましょう。
再度同じ相手に通知するのであれば、相手に不快な思いをさせないように気遣いの言葉を入れるなど、工夫することが大切です♪
Q4.案内状送付のタイミングはいつ？
ビジネスの案内状を送付する時期は、セミナーやイベントの【1ヶ月前から2週間前】が良いといわれています。
ですが、最近ではただ案内状を送付するだけではなく、SNSやメールを通して告知をするケースが多く見られます。案内状の作成にはできるだけ余裕をもって準備に取りかかりましょう♪
また、関係が深い方や、普段お世話になっている方には郵送ではなく、直接手渡しするとより誠意が伝わります。
また、自社で行うセミナーやイベントであれば、自社公式HPに告知をすることも忘れずに。様々なメディアを組み合わせて効率良くお知らせしましょう☆
Q5.ビジネスの案内状はメールではなく文書ですべき？
最近では紙の案内状のほかに、開封率が分かる「HTMLメール」や、紙の場合も封書ではなく「DMはがき」で案内することが多くなりました。
メールで送ると、社内に転送して、共有してもらいやすくなるというメリットがありますが、メールでビジネスの案内状を送るときは、典型文になりがちです。メールを使用する時は、相手に特別感を抱かせるような言葉選びを心がけることが大切です。
また、DMはがきを送る場合は、ひとこと手書きのメッセージを添えるとより丁寧さが伝わります。
メールと文章のそれぞれにメリット・デメリットがあるので、案内したい内容によって使い分けるのがオススメです。
案内状に加えて・・・「封筒」選びも肝心です！
ビジネスの案内状を送る時は、案内状だけではなく「封筒」選びも大切。封筒は会社の「顔」になる。つまり、会社のイメージにダイレクトに繋がるからです。
案内状を送付する時はTPOを意識したデザインの封筒でアピールすることで開封率UPに繋がり、他社との差別化を図ることができます。
定期的に案内状を送付するのであれば、相手が進んで中身を見たくなるようなオリジナリティあふれる封筒選びにこだわってみましょう♪
封筒を業者に依頼する場合、封筒の大きさや形・紙質など、バリエーション豊富な内容から選択することができます。
案内状の作成以外の用途にも使用する場合は、シンプルなデザインで作っておくと使いやすく、一度に印刷することで1枚当たりの単価を下げることができます。
最近では相手の印象に残る文章で案内状を作成してもらえる「手紙代行サービス」などもあるので、気になる方はチェックしてみてくださいね♪
まとめ
今回はビジネスの案内状を業者に依頼する場合と自社で制作する場合のメリットとデメリット、作成時に気を付けておきたいポイントなどをご紹介しました！
ビジネスの案内状の作成には、事前準備がとっても大切。出し方によって集客効果が大きく変わるので、作成の際はぜひこの記事を役立てて頂けたら幸いです♪
ケイアートファクトリーでは案内状・オリジナル封筒作成を始め、紙媒体のツール作成を承っています。
ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください♪
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